Должностная инструкция - Заведующий канцелярией

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора.

1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:

1.5.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

1.5.2. Единую государственную систему делопроизводства;

1.5.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

1.5.4. Структуру предприятия, учреждения, организации;

1.5.5. Организацию делопроизводства;

1.5.6. Схемы документооборота;

1.5.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

1.5.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив;

1.5.9. Системы организации контроля за исполнением документов;

1.5.10. Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

1.5.11. Основы экономики, организации производства, труда и управления;

1.5.12. Законодательство о труде;

1.5.13. Правила внутреннего трудового распорядка;

1.5.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

1.6.1. Уставом;

1.6.2. Настоящей должностной инструкцией.

1.7. Во время отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет заместитель.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий канцелярией:

2.1. Организует работу канцелярии.

2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

2.9. Руководит работниками канцелярии.

3. ПРАВА

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора у руководителей и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.5. Привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий канцелярией несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

4.3. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.