Должностная инструкция - Администратор офиса

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора офиса

Общие положения

• Администратор офиса формирует и решает все вопросы, связанные с обеспечением бесперебойного рабочего режима офиса.
• Подбирается из числа квалифицированных специалистов с высшим образованием, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
• Назначается Генеральным директором.
• В работе руководствуется: действующим законодательством, LДолжностной инструкцией¦, LПоложениями, регламентирующими внутрифирменные отношения¦, указаниями Генерального директора и руководителя отдела по работе с персоналом.

Обязан:

В области административно-хозяйственной деятельности

• Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
• Производить закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;
• Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, Контролировать их рациональное использование;
• Проводить совместно с бухгалтерией ежегодную инвентаризацию основных средств;
• Организовывать работу и контролировать работу уборщицы и работников столовой, вести учет их служебной загрузки;
• Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирование и покупку билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
• Бронировать места для размещения в гостиницах для лиц прибывающих по приглашению руководства компании.
• Организовывать и осуществлять мероприятия по приему гостей, прибывающих по приглашению руководства компании (встречать, размещать, осуществлять перевод во время переговоров, при необходимости сопровождать в период прибывания, провожать).
• Организовывать поздравления сотрудников, партнеров и клиентов компании с праздничными датами и в других необходимых случаях;

В области организационно-административной деятельности

• Готовить проекты приказов, регламентирующих внутреннюю деятельность компании;
• Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота;
• Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов;
• Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнение решений совещаний;
• Осуществлять контроль за деятельностью секретариата;
• Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования;
• Вести работу по переходу компании на безбумажный документооборот с последующем контролем работы последователей в режиме безбумажного документооборота;
• Контролировать правильность работы секретариата с входящей и исходящей документацией в режиме безбумажного документооборота;
• Осуществлять контроль и учет за использованием мобильных телефонов, вести соответствующие журналы регистрации, осуществлять взаимодействие с бухгалтерией по вопросам своевременной оплаты за мобильную связь, осуществлять контроль за соблюдением установленных лимитов на мобильную связь, в случая превышения установленных денежных лимитов принимать меры к выявлению причин и лиц, допустивших перерасход, своевременно информировать руководство о превышении лимитов на использование мобильной связи;
• Осуществлять взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей;
• Контролировать ведение журналов прихода и ухода сотрудников и ухода сотрудников за пределы офиса в рабочее время;
• Осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельного распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельно вывешивать на LИнформационной доске¦;
• Следить за актуализацией информации на LИнформационной доске¦, своевременно размещать на ней приказы, распоряжения и др. информацию, регламентирующую внутренний распорядок работы офиса;
• Принимать участие в разработке планов текущих ремонтов основных средств и помещений.

Имеет право:

• Принимать участие в созываемых руководством совещаниях при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к своей компетенции;
• Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.

Ответственность:

Несет административную ответственность за выполнение должностных обязанностей в соответствии с положениями настоящей Инструкции. Несет ответственность в соответствии с LПоложением о системе мотивации¦ за выполнение должностных обязанностей своевременно и в полном объеме.