HR 100% рекомендует
Яndex поиск на HR100.ru
 


Должностная инструкция - Секретарь ресепшн








Должность: Секретарь ресепшн
Сфера деятельности: Секретарское дело
Непосредственный начальник: Руководитель АХД

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет основные параметры работы (задачи и функции, ответственность и полномочия по работе) сотрудника КОМПАНИИ на должности Секретаря ресепшн (далее - LСотрудник¦).
1.2. Сотрудник назначается на должность и освобождается от должности Руководителем АХД по согласованию с Менеджером Департамента управления персоналом.
1.3. Сотрудник непосредственно подчинен старшему секретарю (далее - LРуководитель¦).
1.4. Свою работу и отношения по работе Сотрудник строит на основе: законодательства РФ, регулирующих данную деятельность внешних и внутренних нормативных и других документов, установленных в Компании правил и процедур, Положением о АХД, настоящей Должностной инструкции.

2. ОБЩИЕ ЗАДАЧИ СОТРУДНИКА

2.1. Обеспечение приема и передачи информации Компании (телефонная связь, факсимильная связь, почта).
2.2. Организация приема гостей и посетителей, сервисное сопровождение переговорных процессов.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СОТРУДНИКА

3.1. Прием телефонных звонков, факсимильных сообщений, почты (см. Правила приема информации).
3.2. Обеспечение приема, учета и хранение документной информации.
3.3. Организация централизованного контроля и учета процедур Компании:

3.3.1. Заказ переговорных комнат
3.3.2. Заказ пропусков
3.3.3. Заказ курьерских служб
3.3.4. Заказ водителей3.4. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений.
3.5. Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ.
3.6. Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ СОТРУДНИКАМИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

С кем По поводу чего Периодичность
Старший секретарь Приказы, распоряжения, указания По мере необходимости
Планы, Отчеты Ежемесячно
Сотрудники всех структурных подразделений Взаимодействие по передаче входящей информации, приему гостей, сопровождению переговоров, учета заказа переговорных, пропусков, водителей и курьерских служб Постоянно
Получает: - Устные распоряжения, электронные заявки По мере необходимости
Предоставляет: - Обеспечение необходимых условий труда По мере необходимости

5. ПОЛНОМОЧИЯ ПО РАБОТЕ

Сотруднику для более эффективного выполнения работы предоставлены следующие полномочия:
5.1. Предварительный просмотр поступающей документации и передача документов адресатам.
5.2. Прием и определение приоритетности телефонных звонков.
5.3. Запрашивать лично или по поручению Руководства Компании от структурных подразделений информацию и документы, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
5.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.
5.5. Докладывать Руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

6. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ СОТРУДНИКА

Сотрудник несет ответственность за:
6.1. Потерю или несвоевременную передачу информации, а также за сохранность документации.
6.2. Ненадлежащий прием посетителей.
6.3. Неправильное использование переговорных, неточности при заказе пропусков, водителей и курьеров.
6.4. Выполнение планов работ, установленных Руководителем, приказов и распоряжений Руководителя.
6.5. При переходе на другую работу или освобождении от должности Сотрудник ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему Руководителю.
6.6. Соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
6.7. Выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.

7. ПРОЧИЕ ВОПРОСЫ

7.1. В соответствии со сложившейся ситуацией или по распоряжению Руководителя на Секретаря ресепшн могут быть возложены обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, но не противоречащие правилам внутреннего распорядка, ТБ и ПБ.
7.2. Прочие вопросы решаются в установленном в Компании порядке.



2009-04-19

© 2006-2022 HR 100%
Mobile Analytics