Должностная инструкция - Секретарь ресепшн
Должность: Секретарь ресепшн
Сфера деятельности: Секретарское дело
Непосредственный начальник: Руководитель АХД
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет основные параметры работы (задачи и функции, ответственность и полномочия по работе) сотрудника КОМПАНИИ на должности Секретаря ресепшн (далее - LСотрудник¦).
1.2. Сотрудник назначается на должность и освобождается от должности Руководителем АХД по согласованию с Менеджером Департамента управления персоналом.
1.3. Сотрудник непосредственно подчинен старшему секретарю (далее - LРуководитель¦).
1.4. Свою работу и отношения по работе Сотрудник строит на основе: законодательства РФ, регулирующих данную деятельность внешних и внутренних нормативных и других документов, установленных в Компании правил и процедур, Положением о АХД, настоящей Должностной инструкции.
2. ОБЩИЕ ЗАДАЧИ СОТРУДНИКА
2.1. Обеспечение приема и передачи информации Компании (телефонная связь, факсимильная связь, почта).
2.2. Организация приема гостей и посетителей, сервисное сопровождение переговорных процессов.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СОТРУДНИКА
3.1. Прием телефонных звонков, факсимильных сообщений, почты (см. Правила приема информации).
3.2. Обеспечение приема, учета и хранение документной информации.
3.3. Организация централизованного контроля и учета процедур Компании:
3.3.2. Заказ пропусков
3.3.3. Заказ курьерских служб
3.3.4. Заказ водителей3.4. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений.
3.5. Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ.
3.6. Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ СОТРУДНИКАМИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ
| С кем | По поводу чего | Периодичность |
|---|---|---|
| Старший секретарь | Приказы, распоряжения, указания | По мере необходимости |
| Планы, Отчеты | Ежемесячно | |
| Сотрудники всех структурных подразделений | Взаимодействие по передаче входящей информации, приему гостей, сопровождению переговоров, учета заказа переговорных, пропусков, водителей и курьерских служб | Постоянно |
| Получает: - Устные распоряжения, электронные заявки | По мере необходимости | |
| Предоставляет: - Обеспечение необходимых условий труда | По мере необходимости |
5. ПОЛНОМОЧИЯ ПО РАБОТЕ
Сотруднику для более эффективного выполнения работы предоставлены следующие полномочия:
5.1. Предварительный просмотр поступающей документации и передача документов адресатам.
5.2. Прием и определение приоритетности телефонных звонков.
5.3. Запрашивать лично или по поручению Руководства Компании от структурных подразделений информацию и документы, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
5.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.
5.5. Докладывать Руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
6. СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ СОТРУДНИКА
Сотрудник несет ответственность за:
6.1. Потерю или несвоевременную передачу информации, а также за сохранность документации.
6.2. Ненадлежащий прием посетителей.
6.3. Неправильное использование переговорных, неточности при заказе пропусков, водителей и курьеров.
6.4. Выполнение планов работ, установленных Руководителем, приказов и распоряжений Руководителя.
6.5. При переходе на другую работу или освобождении от должности Сотрудник ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему Руководителю.
6.6. Соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
6.7. Выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.
7. ПРОЧИЕ ВОПРОСЫ
7.1. В соответствии со сложившейся ситуацией или по распоряжению Руководителя на Секретаря ресепшн могут быть возложены обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, но не противоречащие правилам внутреннего распорядка, ТБ и ПБ.
7.2. Прочие вопросы решаются в установленном в Компании порядке.
2009-04-19
